Не так давно типовою обстановкою для офісних приміщень були нудні і сірі меблі в однотипному плануванні. Основне завдання полягало в тому, щоб вмістити якомога більше співробітників на мінімальній площі, скоротивши при цьому витрати.
Сьогодні приділяється більше уваги тому, наскільки добре функціонує офіс і наскільки комфортними є робочі місця. З розвитком технологій для власників бізнесу перепланування офісу стає способом створити привабливий простір для співробітників, здатний збільшити якість взаємодії та продуктивності.
Цілі планування офісу
Визначення цілей є ключовим етапом планування офісу. Це не просто вибір типу планування, це формування основи для створення ефективного, функціонального робочого простору, що підтримує та підтримує роботу.
Перш ніж визначитися, яке планування підходить, важливо чітко визначити цілі. Це дасть змогу задати потрібний напрямок і забезпечити ухвалення ефективних рішень.
Найчастіше планування офісу спрямоване на:
- Зниження експлуатаційних витрат. Раціональне використання простору й оптимізація ресурсів допомагають скорочувати втрати.
- Забезпечення взаємодії співробітників. Створення умов для максимальної взаємодії, обміну ідеями та колективної роботи дають свої успіхи.
- Стимулювання творчого зростання компанії. Для цього здійснюється створення простору, що сприяє натхненню і творчому мисленню.
- Підвищення продуктивності. Створення оптимальних умов для ефективної роботи гарантує досягнення поставлених цілей.
- Відповідність корпоративній культурі. При зміні корпоративних цінностей і культури компанії важливо модернізувати й офісний простір.
- Підвищення добробуту співробітників. Кожен співробітник повинен працювати в комфортному середовищі, що сприяє фізичному і психологічному благополуччю.
Види планувань офісу
Планування відіграє важливу роль у сучасному робочому просторі. Різні типи організації впливають на продуктивність співробітників, їхній добробут і загальний успіх бізнесу. Головне – вибрати правильний тип планування офісу з безлічі варіантів. Обираючи той, який відповідає цілям компанії, корпоративній культурі та потребам співробітників, компанія отримує тільки переваги.
Планування офісу – це просторовий розподіл і організація фізичних робочих місць. Тут важливо правильно розмістити меблі, обладнання та інші компоненти для створення функціонального середовища для роботи.
Весь офіс ділиться на організовані сектори:
- індивідуальні робочі зони;
- загальну площу;
- місця для конференцій і багато іншого.
Незважаючи на різні типи планування офісу, їхньою метою є оптимізація території, підтримка робочих процесів, стимулювання ефективної взаємодії, а також підвищення продуктивності та задоволеності співробітників.
Відкрите планування (Open Space)
Як випливає з назви, відкрите планування являє собою простір, де співробітники працюють разом у спільному середовищі без бар’єрів або перегородок між столами. Це розумний спосіб відкрити лінії комунікації та перетворити площу на продуктивний центр співпраці та креативності.
Перевагами такого типу планування є підвищення дружності та рівності на робочому місці. У такий спосіб підвищується ефективність використання простору і знижуються витрати на офісні меблі. Підвищується якість співпраці та комунікацій між членами команди.
Незважаючи на безліч переваг, є і деякі недоліки такого планування. Відкритість робочих місць може знижувати рівень концентрації та конфіденційності. Для деяких фахівців рівень шуму може бути занадто високим. Нерідко виникають конфлікти через використання спільних просторів.
Система HOT DESKING
В офісі, побудованому за принципом HOT DESKING співробітники працюють за системою “першим прийшов – першим сів”. З цим плануванням офісу фахівці не мають жодних прав на конкретний офісний стіл, стілець або шафу для документів. Найчастіше таке планування офісу використовується в компаніях, де співробітники переважно працюють віддалено.
Можна виділити такі плюси такого планування:
- максимально використовуються робоча зона і знижуються витрати.
- підвищується чистота робочих місць, знижується безлад в офісі.
- поліпшуються взаємини між співробітниками.
До мінусів відносять:
- коворкінг може призвести до конфліктів серед співробітників.
- втрачається робоча ієрархія через відсутність конкретних робочих місць.
Кабінетне планування офісу
Кабінетний тип є класичним варіантом офісного планування, який підкреслює ієрархічний і структурований дизайн. Кожен фахівець або група співробітників має особистий кабінет із чітко розподіленими робочими місцями. У таких умовах керівник і співробітники практично не бачаться, якщо в цьому немає потреби.
Окремі кабінети для співробітників сприяють підвищенню концентрації, що сприятливо для виконання завдань, які потребують уваги. Переговори, зустрічі з фахівцями різних відділів проходять в облаштованих конференц-залах.
Однак завдяки чітко визначеній ієрархічній структурі та розподілу ролей, такий офіс обмежує співпрацю та спілкування, спричиняючи проблеми із взаємодією. Подібний спосіб організації є менш ефективним і супроводжується додатковими витратами на облаштування робочих місць.
Змішане планування
Змішане або гібридне планування є комбінацією двох вищезазначених типів. Вони включають робочі простори з окремими кабінетами, загальними кабінами і відкритими зонами для спільної роботи. Цей інноваційний підхід підлаштовується під різні стилі роботи та пропонує адаптивне робоче середовище, збалансовано задовольняючи потреби в конфіденційності та співпраці. Однак, для досягнення правильного балансу потрібне ретельне планування та управління, щоб підвищити продуктивність.
До плюсів відносять:
- Гнучкість і адаптивність. Змішані офіси забезпечують можливість адаптувати приміщення під різні стилі роботи та потреби команд. Це дає змогу створити середовище, яке поєднує в собі переваги приватних кабінетів і загальних зон.
- Різноманітність робочих зон. Наявність ізольованих приміщень і загальних робочих місць надає співробітникам можливість обирати найкращий спосіб роботи залежно від спеціальності, підвищуючи їхню продуктивність.
- Збалансований рівень конфіденційності та взаємної роботи. Гібридне планування офісу сприяє балансу між збереженням конфіденційності (у приватних кабінетах) і взаємодією (у загальних зонах), створюючи здорове середовище для командної роботи та особистої ефективності.
Мінусами вважаються:
- Необхідність ретельного планування. Для досягнення правильного балансу між різними зонами потрібна ретельна підготовка, інакше перепланування офісу принесе проблеми, пов’язані з ефективним використання простору.
- Потенційні складнощі з управлінням. Управління в такому офісі потребуватиме додаткових зусиль для забезпечення злагодженої роботи різних територій.
Функціонал офісу
Сьогодні важливим аспектом успішного офісного планування є адаптація до стилю роботи бізнесу. Спосіб взаємодії співробітників – ключові елементи, що визначають успіх офісної концепції. Правильне планування може підтримувати сильні сторони бізнесу, приховати деякі непривабливі аспекти.
Для забезпечення ефективності важливу роль відіграє:
- Використання меблів, які підтримують здоров’я співробітників: зручні столи та стільці, а також простору для відпочинку під час роботи.
- Наявність сучасної технологічної бази. Важлива наявність високошвидкісного інтернету, бездротових мереж, аудіо- та відеокомунікація, що забезпечують безперервну та ефективну взаємодію.
- Створення просторів для спільної роботи, обміну ідеями та проведення робочих нарад, що сприяє ефективнішому виконанню поставлених завдань.
- Введення зон для індивідуальної роботи і концентрації, що забезпечують спокійну обстановку для завдань, які потребують високої концентрації.
- Раціональне використання природного і штучного світла для створення комфортної атмосфери і зниження рівня втоми також відіграє важливу роль.
- Вибір колірної гами: декор і дизайн, повинен сприяти створенню приємної і мотивуючої робочої обстановки.
Перегляд офісного планування – завдання нелегке, оскільки не існує універсального рішення. Лише зібравши всю необхідну інформацію та розглянувши різні варіанти, можна зробити необхідні зміни, вибрати меблі та створити дизайн, що відповідає типу офісної території.
Як зробити офіс, у який хочеться повертатися?
Кожен бізнес унікальний: немає універсального підходу для створення ефективного робочого простору, що підходить для всіх стилів роботи.
Тому щоб планування офісу привертало увагу і посилювало бажання повертатися на роботу важливо:
- Визначити зовнішній вигляд і почуття, які має навіювати атмосфера як співробітникам, так і клієнтам, після втілення бажаного планування. Це важливо зробити до вибору та розміщення меблів. На цьому етапі фахівці складають список важливих чинників, виділяють необхідний простір для зберігання, визначають, які робочі місця, індивідуальні або колективні потрібні. Більшість співробітників виконують різні завдання протягом робочого дня. Важливим у сучасному дизайні офісів є створення комбінації просторів, що дають змогу людям адаптувати своє робоче середовище відповідно до їхніх індивідуальних потреб у конкретний момент.
- Запитати думку співробітників. Бажаючи внести зміни в планування вже діючого офісу можна порадитися з працівниками. Це ідеальне рішення – почати розмову з членами команди про те, щоб вони хотіли бачити на роботі. Ніхто не знає про проблеми ефективності бізнесу краще, ніж люди, які працюють щодня. Показуючи співробітникам цінність їхньої думки, можна легко підвищити рівень їхньої задоволеності умовами для роботи.
- Оцінити наявну територію. Однією з найважливіших характеристик ефективного плану офісу є правильне використання простору. Це ключовий елемент, який потрібно втілити в життя. Якщо зробити це самостійно не виходить, завжди можна звернутися по допомогу до професіоналів, які допоможуть відтворити бажану картину.
- Два ключові чинники для планування офісного простору: використання простору і його ефективність. Використання простору відноситься до поточної зайнятості, поділеної на фактичну ємність або на частоту використання. Ефективність простору – це кількість місць, необхідних для того, щоб усі члени команди могли ефективно працювати.
- Врахувати корпоративну культуру. Корпоративна культура в останні роки стала максимально актуальною темою. Робоча культура впливає на результати компанії та ключові показники обслуговування клієнтів, впровадження інновацій та залученість співробітників. Один із найкращих способів точно передати корпоративну культуру є зміна дизайну робочого простору. Планування офісу, дизайн-інтер’єр і функціональність офісного простору багато говорять про компанію та її основні цінності.
